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Évitez un désastre technique pendant votre événement


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Au fil du temps, les organisateurs d’événements ont de plus en plus recours à la technologie pour assurer un bon déroulement et simplifier leur organisation.

Malgré l’évolution majeure des outils à disposition, vous n’êtes jamais à l’abri d’une erreur technique et de vous retrouver dans l’incapacité de gérer une telle situation. Un contrôle d’accès avec des outils inefficaces combiné à un problème technique entraînera assurément une file d’attente interminable.

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Les quelques précautions ci-dessous vous aideront à surmonter ces incidents avec brio.

  1. Avoir un plan B

    Vous n’êtes jamais à l’abri d’un câble perdu ou d’un matériel obsolète le jour J de votre événement. Il faut donc prévoir en conséquence des équipements de rechange pour limiter les dégâts. Pour éviter tout problème, nous vous fournissons des batteries externes lorsque vous commandez des lecteurs Pro pour ne jamais être à court de batterie.

    batterie

  2. Anticiper chaque circonstance

    Pensez aux différentes situations pouvant gêner le déroulé de votre événement. Par exemple, si vous organisez un événement en plein air, prenez les précautions nécessaires pour bien réagir face à une météo peu clémente. Placez votre matériel à l’abri pour pouvoir être opérationnel à tout moment.

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  3. Informer son équipe

    Vous devez briefer votre staff sur les différentes manipulations techniques à réaliser en cas d’urgence. Si vous en avez la possibilité, fournissez-leur des talkies-walkies pour qu’ils puissent communiquer entre eux et réagir rapidement en temps voulu.

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  4. Posséder un geek dans son staff

    Lors de la sélection de votre équipe, si vous avez la possibilité de choisir une ou plusieurs personnes spécialisées dans l’ingénierie ou dans l’informatique, cela peut vous être très utile afin d’éventuellement profiter de leur expertise et pallier aux éventuels problèmes de dernière minute. Assurez-vous que la personne en question soit à l’aise avec les lecteurs de code-barre pour fluidifier l’entrée. Un mode d’emploi détaillé vous est fourni avec le lecteur Pro pour maîtriser au mieux cet outil.

    geek

  5. Vérifier la connexion du site

    Avant de confirmer la location d’une salle, d’un club ou d’un terrain, contrôlez la performance du réseau. Si cela vous tient à cœur, vous pouvez mettre en place un accès Wifi pour en faire profiter votre équipe. Vos participants pourront également en bénéficier !
    Une bonne connexion vous aidera grandement à communiquer avec votre équipe et à réaliser un contrôle d’accès infaillible.

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    NB : Si vous utilisez plusieurs lecteurs Pros en même temps et/ou continuez à prendre les réservations en ligne en cours d’événement, la 3/4G suffit en soi au bon fonctionnement de vos lecteurs Pros et vous permet d’actualiser en temps réel vos listes de participants; si toutefois votre réseau 3/4G ne vous paraît pas extrêmement fiable, installer un accès Wifi pourra être une bonne solution de recours.

En somme, il faut toujours prévoir une roue de secours pour gérer sereinement un imprévu. Essayez au maximum de vous procurer du matériel de qualité et un dispositif de remplacement pour être capable de remédier efficacement à chaque problématique technique.


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