Lors de l’organisation d’un événement en plein air, l’un des facteurs de succès déterminant se trouve être… la météo. Or, il n’y a, en ce jour, toujours aucun moyen pour la contrôler. Prier le Dieu Soleil et demander grâce à Miss Météo sont souvent les solutions les plus usitées par les festivaliers et les organisateurs. Mais ça ne marche pas toujours !

Il est donc essentiel de prévoir tous les scénarios possibles pour pouvoir transformer le déluge en une simple averse passagère :

1. Vendez bon marché des vêtements de pluie avec votre logo

   Ponchos, imperméables et autres vêtements légers de pluie peuvent être les bienvenus si le temps n’est pas au rendez-vous, alors pourquoi ne pas en vendre directement vous-mêmes sur place, à votre image? Ces accessoires pourront même parfaire le look de vos fêtards, qui vous béniront de les avoir protégés… de la pluie.
   Vegea.com, ASDirect.fr, AgenceTapisRouge.com, votre prestataire local… : faites établir des devis et avisez!   

2. Prévoir des zones à l’abri

   Lorsque vous configurez le lieu de votre événement, faites en sorte de constituer quelques espaces où les participants peuvent se réfugier en cas de pluie. Si vous avez implanté un espace Camping, prévoyez également une structure supplémentaire en cas d’urgence climatique si possible.

3. Prévenir en avance son équipe concernant les mesures à prendre

   Il est important que votre staff et vos bénévoles soient prêts à réagir convenablement en cas d’averse ou de déluge météorologique afin d’éviter tout accident potentiel.

4.  Fournir des informations météorologiques aux participants

   « Vents forts, soyez vigilants! », « Attention, sols glissants ! » ou encore pour le parking « Attention, boues : roulez doucement » sont des informations utiles pour prévenir les arrivants. Grâce aux réseaux sociaux, vous pouvez également ajouter des photos et vidéos pour illustrer en temps réel l’évolution des conditions climatiques. Pensez à Periscope pour diffuser en direct l’état des lieux à l’ensemble de votre communauté.

5.  Maintenir son lieu propre et praticable

   Malgré le déluge, vous devez organiser la maintenance de votre lieu en réagissant rapidement pour faciliter les déplacements.

6. Modifier ses activités

   Ne laissez pas la pluie ruiner votre événement ! Prévoyez des activités supplémentaires pour continuer à propager la bonne humeur.

   

7. Assurer la santé et la sécurité de tous

   Soyez vigilant quant à l’agencement du dispositif prévisionnel de sécurité (DPS) pour qu’il ne soit pas affecté en cas de forte pluie.

8. Installer des locaux de rangement

   Un vestiaire ou des casiers peuvent, suivant la configuration et le type de votre événement, permettre aux participants de conserver leurs affaires à l’abri et leur donner la possibilité de se changer.

9. Faire que l’entrée de son événement soit sans risque

   Une entrée glissante et boueuse peut compromettre sérieusement l’avis et l’humeur des participants avant même qu’ils ne soient entrés sur le lieu.

   

Mathieu Fonsny, programmateur du Dour Festival en Belgique, raconte que, à l’inverse, une météo capricieuse peut devenir un élément bénéfique au déroulement de son événement :

« J’ai remarqué que les éditions où il pleut, où il y a de la boue, sont bien meilleures que les éditions où il fait soleil. Pourquoi ?
En Belgique, à l’inverse de tout le monde, quand chez nous il pleut, là où tout le monde s’abrite et le festival est fini, chez nous ça commence. Si tu étais à Dour en ambiance de pluie, tout le monde se fout dans la boue […]. Quelque part, quand il fait chaud, les gens sont fatigués. »

Face à la pluie ou à un vent fort, vous pouvez donc vous en sortir et faire en sorte que les participants soient satisfaits, voire même qu’ils oublient ce facteur météorologique défavorable.
Libre à vous de suivre ces quelques indications pour limiter les dégâts et réagir rapidement…