Préparer, planifier et organiser un événement est un travail que vous effectuez en amont pour être fin prêt le jour J. Votre but est de satisfaire vos participants et de les fidéliser. Mais cela peut parfois être compromis. Un faux-pas est si vite arrivé !
Voici quelques exemples à ne pas suivre pour éviter de vous retrouver tout seul le jour de votre événement :

1. Annoncer un line-up erroné

   La programmation des artistes ou des intervenants est souvent l’un des enjeux principaux que vous allez mettre en avant pour attirer votre public. Si vous basez votre communication autour de ça, attendez d’avoir officiellement signé les contrats de vos artistes et intervenants, ou vous risquerez d’une part d’avoir lancé une communication fausse et coûteuse pour rien, d’autre part de décevoir vos participants et compromettre votre crédibilité aux yeux de votre communauté.

   

2. Ne pas avoir prévu un lieu sûr pour accueillir votre événement

   Assurez-vous que vous avez l’autorisation d’occuper l’endroit où doit se dérouler l’événement et où vous accueillerez vos participants le jour J.  Ne communiquez sur votre lieu que lorsque le contrat de location ou de mise à disposition est signé par les deux parties et décrit les détails de la manifestation, sa durée etc…, que les autorisations municipales ou préfectorales – si elles sont nécessaires – ont bien été accordées. Prenez le temps de vérifier la paperasse et les démarches administratives, cela pourra vous éviter bien des déconvenues ou des malentendus, et au final, vous gagnerez du temps!

3. Décorer votre lieu au ‘pifomètre’

   Pour agencer le lieu de votre événement en fonction des participants, vous devez prendre connaissance du type d’audience qui compte y participer. Les différents visuels doivent être en cohérence avec ce que représente votre événement, et donc avec ce qu’attendent les participants.

4. Négliger l’organisation de la vente de billets

   La vente de billets représente souvent la principale source de revenus de vos événements. C’est pourquoi il est indispensable de s’en occuper au préalable : faites un prévisionnel de vos recettes et dépenses, de l’objectif de gains désiré ou de l’équilibre de vos recettes/dépenses si but non lucratif, puis établissez en fonction le prix d’entrée.  Réfléchissez à votre stratégie tarifaire : tarifs d’appel en début/fin de vente, tarifs préférentiels pour vos fidèles, codes promos pour vos partenaires, tarifs réduits pour vos adhérents ou les enfants….

    

   Et bien sûr, choisissez la bonne billetterie : Placeminute Pro s’adapte à tous vos besoins de vente en ligne et sur place et vous propose un système en totale symbiose avec vos attentes. La configuration de votre billetterie est simple, rapide et efficace !

5. Promettre des prestations… que finalement vous n’assurez pas

   Toutes les informations fournies à propos de votre événement doivent être véridiques. La fidélité des participants peut être remise en cause dès lors que vous divulguez quelque chose qui ne s’avère qu’illusoire. Votre public n’hésitera pas à vous le signaler, et les avis négatifs des internautes s’en feront ressentir. Des animations? Un bar avec restauration rapide? Un paiement par CB sur place? Assurez et mettez bien en place ce que vous promettez!

   

L’organisation d’un événement n’est pas chose facile. La gestion de chaque petit détail est indispensable pour en assurer le bon déroulement et pour satisfaire vos participants. Grâce à ces petits conseils, vous allez gérer sans problème, nous en sommes convaincus !