Certes, la qualité de votre festival dépend, en grande partie, de la programmation et du lieu qui accueille les participants. En revanche, si vous concentrez tous vos efforts sur ces deux critères, vous oublierez sûrement les autres points importants à étudier pour que votre événement soit une totale réussite.
Voici les cinq petits détails qui ne doivent surtout pas être laissés de côté :

1. Des points d’eau abondants

   Bien que vous vendiez des bouteilles d’eau au bar et dans les différents stands aux abords du festival, il est nécessaire que vous disposiez des points d’eau accessibles sur tout le site. Souvent, la file d’attente est longue pour se procurer une simple bouteille d’eau et les festivaliers peuvent rapidement être découragés de s’hydrater. Pour la santé de tous, des points d’eau gratuits et stratégiquement placés doivent être installés. Les festivaliers en seront ravis et vous y gagnerez dans les retours post-festival

2. Des panneaux d’indications

   Plus votre lieu est grand, plus les indications doivent être précises. Dans un premier temps, signalez où se trouvent les différentes scènes musicales, les toilettes, les entrées et les sorties, le poste de secours. Si vous le pouvez, faites en sorte que ces panneaux soient aux couleurs du festival pour immerger chaque participant dans votre univers. Pensez à la visibilité de ces panneaux. Si votre festival se déroule aussi la nuit, essayez de mettre en place des écriteaux réfléchissants et perceptibles de loin.

3. Des toilettes propres

   C’est un élément qui a son importance dans les critères de satisfaction des participants. Des toilettes bien entretenues sont synonymes de bonne organisation et d’hygiène irréprochable. Un technicien de surface doit être prévu aux alentours pour assurer la propreté des WC.

   

4. Des files d’attentes écourtées

   Avec du matériel adapté à un contrôle d’accès efficace, vous pouvez limiter le temps d’attente de vos festivaliers à l’entrée du site. Le lecteur Pro peut faire gagner un temps précieux aux arrivants en scannant directement leur billet. Ensuite, libre à vous de leur affilier un bracelet pour faciliter les vas-et-vient tout au long du festival.
   Pensez à disposer les différentes files d’attentes à l’aide de barrières délimitant les entrées Sur place / Préventes / Invitations et autres types de billets.

   

5. Un service des objets trouvés

   Il est très fréquent que les festivaliers perdent certaines de leurs affaires et ne réclament leurs biens qu’à partir du lendemain. Il est donc important de prévoir un endroit sécurisé dans le festival où tous les objets trouvés seront rassemblés et rapportés par votre staff mais aussi par les festivaliers. Vous pouvez lister l’ensemble des objets perdus à l’issue de votre festival sur la page de l’événement Facebook pour atteindre le maximum d’internautes. Toutefois, veillez à ne pas publier les cartes bancaires et papiers d’identités sur vos réseaux par soucis de confidentialité.
   Il n’y a pas plus heureux qu’un festivalier qui retrouve son téléphone, ou qu’un participant qui récupère son portefeuille. Ils vous en seront éternellement reconnaissants et garderont en tête cette retrouvaille si singulière et inespérée.

6.  Le dispositif prévisionnel de sécurité (DPS)

   Suivant la capacité d’accueil de votre manifestation, vous pourrez être soumis à l’obligation de mettre en place un dispositif prévisionnel de sécurité afin d’assurer une sécurité maximale pour votre public.
   Vos festivaliers parfois s’emballent un peu et ne sont pas toujours conscients des risques qu’ils peuvent prendre en cas de fortes chaleurs (déshydratation, malaises…) ou de fête un peu trop arrosée ou autre (forte ébriété, perte de connaissance…), vous devez alors veiller au grain!

   
   Lorsque vous effectuerez votre demande d’autorisation de manifestation publique auprès de votre mairie ou auprès de votre préfecture, pensez à vous renseigner afin de savoir si ce dispositif doit impérativement être mis en place ou non pour votre événement et si vous devez donc faire également une demande sur ce point.
   Si cela s’avérait nécessaire, vous pouvez prendre contact avec une association agréée de sécurité civile, qui vous conseillera et vous proposera un devis pour la mise en place du dispositif.

   NB : La mise en place d’un DPS est obligatoire pour les manifestations sportives, récréatives ou culturelles à but lucratif de plus de 1 500 personnes.

Bien entendu, beaucoup d’autres facteurs sont à prévoir dans l’organisation en amont de votre événement. Demandez-vous ce qui pourrait vous faire sentir en sécurité, tout en profitant du spectacle proposé avec le moins de contraintes possibles. C’est l’objectif ultime recherché par vos festivaliers lorsqu’ils se rendent à votre événement.