Vous vous dites surement qu’il n’est pas nécessaire de mettre en place une billetterie pour un événement gratuit alors qu’en réalité, vous avez tout à y gagner. L’achat d’un billet par un participant représente bien plus qu’une simple transaction entre vous et votre client. Vous collecterez des informations cruciales sur votre public et pourrez organiser votre événement en fonction du nombre de participants.
En plus, chez Placeminute, la vente de billets gratuits ne vous coûte rien.
Les principaux avantages que vous pouvez en tirer se trouvent ici :

Connaître le nombre potentiel de participants

En mettant en ligne des billets gratuits, vous pouvez estimer combien de personnes vont se rendre à votre événement. Cela peut grandement faciliter votre organisation en prévoyant un staff adapté à l’événement. En revanche, une partie des participants iront se procurer une prévente juste « au cas où », pour anticiper une éventuelle venue de dernière minute. Vous pouvez donc au moins prévoir que la moitié des personnes ayant une prévente vous rejoindront le jour J sur le lieu de votre événement.

Utiliser les chiffres à des fins logistiques

En basant votre organisation sur le nombre de participants, vous pouvez organiser au mieux votre événement en amont.
De combien de bénévoles vais-je avoir besoin ?
Combien d’employés doivent être présents sur le site ?
Combien de stands de boisson et nourriture devraient être mis en place ?
Comment organiser l’arrivée du public ?
Comment puis-je organiser les différentes files d’attentes ?

Avoir un plan de sécurité adéquat

Chaque événement a besoin de prévoir une sécurité optimale, surtout depuis le plan Vigipirate. Si une dizaine de personnes se rend à votre événement, il serait embêtant que vous ayez prévu 20 personnes pour assurer la sécurité. En ayant une idée du nombre de participants, vous pouvez facilement déterminer la quantité de staff nécessaire pour ne pas être en sous/sur-effectif.

Connaître les statistiques de présence et d’affluence

L’événement touche à sa fin et vous avez assuré son bon déroulement, bravo !
En ayant scanné les billets du public à l’entrée, vous avez accès à l’ensemble des données concernant le nombre de personnes ayant pris un billet, le nombre de personnes qui est venu ainsi que les dates et heures d’arrivées du public. Vous posséderez des informations clés pour pouvoir améliorer la qualité de votre prochain événement en adaptant votre contrôle d’accès en fonction de l’affluence des heures de pointes.

Obtenir des informations sur votre public

C’est peut-être la raison qui va vous pousser à établir une billetterie pour votre événement gratuit. Lorsque vos participants commandent un billet en ligne, ils doivent au minimum renseigner leur nom, prénom et adresse mail. Vous pouvez collecter toutes ces données pour ensuite les utiliser lors d’envoi de newsletters. Vous gardez donc un contact avec votre public pour pouvoir les joindre lorsque vous souhaitez leur annoncer un événement.

À premier abord, il paraît plus simple de laisser votre public rentrer librement sur le lieu de votre événement gratuit, sans aucun contrôle d’accès. Mais en réalité, il est plus intéressant pour vous de mettre en place une billetterie pour bénéficier de tous ces avantages. Vous pourrez vous organiser plus facilement tout en étant performant, sans dépenser le moindre sous.