Pour les événements de plus de 500 personnes, l’accueil du public doit être réfléchi et organisé en amont pour permettre une arrivée ordonnée et sécurisée de chaque participant. Plusieurs dispositions sont possibles, mais la plus efficace concerne celle que nous vous proposons ici. Vous pourrez contrôler un flux de personnes important tout en vérifiant que chacun dispose de son précieux billet d’entrée.

Étape n°1 – Le contrôle visuel des billets

Lorsque votre public arrive sur le lieu de votre événement, il est conseillé d’effectuer un petit check visuel des billets (sur smartphone ou sur papier) avant de faire circuler la foule dans les différentes files d’attentes. Installez plusieurs panneaux indiquant que les billets doivent être mis en évidence avant d’entrer sur le contrôle d’accès : « Préparez vos billets ! ». D’ailleurs, les écrans de téléphone du public doivent avoir une luminosité suffisante pour permettre un scannage rapide du code-barres.

Vous pourrez repérer directement les personnes ne possédant aucun billet pour l’événement. Dans ce cas, prévoyez un petit quota de vente sur place  pour permettre à ces personnes d’être redirigées vers un point de vente rapidement. Vous aurez alors besoin d’un guichet de vente sur place, qui convient parfaitement à ce cas de figure. Cela limite la revente de billets falsifiés aux alentours de votre lieu et permet aux acheteurs de dernière minute de trouver leur billet d’entrée à proximité.

Toutefois, si votre événement est complet, communiquez-le sur vos différentes pages de communication pour prévenir vos internautes qu’il n’y aura aucune vente sur place le jour J.

Étape n°2 – L’organisation des files d’attentes

Si vous possédez différents types de billets (Pass 1 jour, Pass 2 jours, Invitations…), vous pouvez établir des files d’attentes en fonction. Cela permet à vos participants de se diriger automatiquement vers la file d’attente correspondante. Si vous fonctionnez avec un système de bracelet pour votre événement, ce type de contrôle d’accès convient parfaitement puisqu’il vous suffit de prévoir du personnel à la suite du scan des billets pour les enfiler au poignet de votre public.

Pour délimiter les différentes files, vous pouvez agencer des barrières en zigzag pour diminuer le temps perçu passé dans la file d’attente et pour limiter les mouvements de foule.

Étape n°3 – La fouille du public

En ces temps de plan Vigipirate, il est primordial de prévoir un staff suffisant pour procéder à une fouille rigoureuse de chaque participant pour éviter tout désagrément une fois à l’intérieur. Si vous le pouvez, disposez plusieurs points de fouille, composés d’un homme et d’une femme à chaque fois, juste avant le scan des billets. Après le check visuel des billets, les participants pourront se rendre directement vers les points de fouille. Le responsable de la sécurité présent à la fin de la file d’attente peut également diriger les personnes vers les points de fouilles disponibles pour limiter le temps d’attente.

Des poubelles doivent être prévues à chaque poste de fouille pour décharger les participants de tout objet non-autorisé.

Étape n°4 – Le scan des billets

Grâce au lecteur Placeminute Pro, vous pouvez simplement scanner le code-barres des billets de chaque participant. Si le billet est valide, un symbole vert apparaît sur le lecteur et vous pourrez laisser passer la personne. Si le billet n’est pas valide, un symbole orange ou rouge apparaîtra sur le lecteur. Dans ce cas là, vous redirigez la personne vers le guichet de vente sur place (au début du contrôle d’accès) ou bien vers la sortie définitive. Pour un gain de temps précieux, placez un signal visible pour informer les personnes que leur billet va être scanné : « Présentez vos billets ! ». Il est nécessaire que le code-barres soit visible pour faciliter le contrôle.

Dans l’idéal, un bénévole doit être placé dans chaque file de scan de billets avec un lecteur Pro en main. Si un problème surgit, les participants pourront se diriger vers une autre file de scan de billets. Nous vous conseillons de placer un responsable du scan de billets juste après le contrôle des billets pour superviser le déroulement et réagir rapidement en cas de problème.
Aussi, prévoyez quelques personnes assurant la sécurité pour éviter que certains participants ne se faufilent jusqu’au lieu de votre événement avec un billet non valide.

Si vous avez besoin d’attribuer des bracelets à vos participants, vous pouvez le faire lors de cette étape, juste après avoir scanné les billets des participants. Les bénévoles doivent se trouver entre la zone de scan des billets et la zone de fin de contrôle.

Étape n°5 – La fin du contrôle

Une fois que le billet du participant a été scanné, la personne doit quitter la zone de contrôle. Cela permet d’éviter une foule trop importante en fin de contrôle d’accès qui pourrait être difficilement gérable. Un staff de la sécurité doit être prévu à cet endroit pour encourager les participants à se rendre directement au sein de l’événement.

Avec tous ces précieux conseils, vous êtes désormais capable d’agencer un contrôle d’accès efficace et performant, en limitant le temps d’attente de votre public et en assurant une sécurité optimale. Bien entendu, chaque événement dispose de ses propres conditions de contrôle.
Si vous souhaitez vous renseigner davantage et obtenir des recommandations, contactez nous au 01 77 17 90 57.