Le lieu de votre événement demeure un critère déterminant quant à la satisfaction globale de vos participants. C’est pourquoi la sélection du lieu est une étape à ne pas négliger lorsque vous organisez un événement. Un grand nombre de caractéristiques sont à prendre en compte lors de la négociation avec les propriétaires.
Avant de commencer toute recherche, imaginez-vous le lieu parfait pour accueillir votre événement. Vous l’avez en tête ? Listez chacune des particularités que vous souhaiteriez retrouver dans ce lieu par ordre de préférence. Une fois cette liste établie, vous pouvez commencer vos recherches.
Les éléments principaux à prendre en compte sont répertoriés ici.

• L’emplacement
  

  Essayez au maximum de choisir un lieu où l’accès est facilité. Que ce soit par une ligne de bus à proximité, un arrêt de métro aux alentours ou un parking réservé pour la clientèle, informez votre public de tous les moyens de transport pour s’y rendre. Si le lieu se trouve dans un endroit déserté et difficilement accessible, vos potentiels participants peuvent se dire que ça n’en vaut pas le coup.

  

• La capacité

  Vous devez avoir une idée bien précise concernant le nombre de participants que vous souhaitez rassembler durant votre événement. Veillez à ne pas choisir un endroit qui a une capacité inférieure au nombre de participants que vous aurez prévu.
  Il serait gênant que le public se marche dessus ! D’autant plus que vous pouvez écoper d’une amende pour limite légale dépassée et provoquer une source de danger largement évitable.

  

• Le budget

  Renseignez-vous quant au budget que vous pouvez allouer dans la location du lieu avant de commencer vos recherches. En agissant comme tel, vous pourrez filtrer vos recherches et avoir un choix approprié à votre budget entre les différents lieux proposés.

  

• La disposition

  Vous avez besoin d’une scène surélevée pour les performances artistiques ? D’un dancefloor suffisamment grand ? D’un fumoir extérieur ?
  Assurez-vous que le lieu en question réponde à toutes vos attentes en termes d’agencement. Vérifiez aussi que l’accès est rendu possible pour les personnes à mobilité réduite.

• Les infrastructures

  Si vous souhaitez avoir un vestiaire pour le public, un soundsystem puissant, une connexion au Wifi performante ou encore un nombre de places assises conséquent, prenez en compte ces besoins pour satisfaire vos attentes mais surtout celles de vos participants. L’objectif étant de satisfaire pleinement votre public, il est important d’anticiper le moindre détail pour que tout se passe comme prévu.

• Le son et lumière

  Vérifiez que la qualité du soundsystem et des jeux de lumière est à la hauteur de vos espérances. Si l’endroit n’est pas équipé, voyez s’il est possible de ramener votre propre matériel, ou bien que les propriétaires du lieu vous fournissent les équipements dont vous avez besoin pour être prêt le jour J.

  

• L’entrée

  En fonction du nombre de participants attendus à votre événement, il est important que vous évaluiez si l’entrée est appropriée pour accueillir le nombre de personnes en question. Si vous comptez mettre en vente différents types de billets (préventes, invitations, tarifs réduits, pleins tarifs etc), il est souvent judicieux d’installer plusieurs files d’attentes à l’entrée du lieu pour pouvoir faciliter le contrôle d’accès et organiser au mieux l’arrivée des participants. Ainsi, regardez s’il y a possibilité de mettre en place un tel système sur le lieu en question.

• Les avis

  Avant de confirmer votre choix pour un quelconque lieu, renseignez-vous sur le web pour trouver des informations quant aux avis et aux retours (positifs ou négatifs) de participants ayant déjà eu une expérience. Cela peut vous aider dans la sélection du lieu.

  

• La négociation

  Une fois que vous êtes convaincu d’avoir fait le bon choix et que les propriétaires sont d’accord pour que vous occupiez le lieu, assurez-vous que vous possédez une trace écrite du contrat et qu’il n’y a aucune ombre au tableau.

Après avoir étudié l’ensemble de ces éléments, vous serez capable de dénicher le lieu idéal pour votre événement. Toutefois, n’attendez pas la dernière minute pour vous y mettre, les recherches peuvent être longues. Il vaut mieux vous en occuper en avance pour pouvoir vous concentrer sur d’autres aspects organisationnels de votre événement.
Dernière chose indispensable : visitez les lieux avant de signer tout contrat et prenez le temps d’explorer l’intégralité du site, cela vous épargnera d’éventuels problèmes de dernière minute.