Vous voulez faire appel à des bénévoles pour vous aider à organiser votre événement? Votre budget est très serré mais vous ne pouvez pas tout faire tout seul?
Recruter des bénévoles est une solution efficace pour tenir votre budget, mais il faut convaincre des personnes volontaires de partager une partie de l’aventure avec vous.
Heureusement, nous vous proposons quelques astuces pour réunir facilement une petite troupe joyeuse de bénévoles.

1. Prévenez votre communauté

   En premier lieu, vous devez annoncer sur vos différentes plateformes (site web et réseaux sociaux) que vous êtes à la recherche d’une équipe de bénévoles pour vous soutenir dans l’organisation et l’agencement de l’événement.
   Vous pouvez mettre en place un questionnaire à remplir pour que les personnes puissent candidater en ligne.
   Mettez en avant le fait qu’en étant bénévole, la prestation ne sera pas rémunérée, certes, mais cela permet d’obtenir un accès gratuit au site selon vos propres conditions. C’est du donnant-donnant !

2. Renseignez-vous sur leurs aptitudes

   Une fois que vous avez sélectionné un groupe de bénévoles, informez-vous au plus vite auprès d’eux quant à leurs compétences. Par e-mail ou sur Facebook, demandez-leur directement dans quel secteur ils se sentiraient le mieux (billetterie, bar, tri des déchets, orientation du site, fooding…) puis commencez à établir une liste pour éclaircir la situation.
   Prévoyez toujours un nombre de bénévoles supérieur à celui prévu initialement. En cas de désistement(s), cela n’aura aucune conséquence puisque vous aurez prévu un back-up important.

3. Organisez un rendez-vous

   Le briefing est essentiel dans ce genre de situation. Vous allez apprendre à les connaître et vous pourrez leur décrire les différentes missions qu’ils doivent réaliser pour atteindre les objectifs. Ensuite, déterminez une fonction précise pour chacun des bénévoles et assurez-vous qu’ils seront tous là le jour J.
   Si vous en avez la possibilité, envoyez-leur une fiche récapitulative comprenant la date, le lieu et l’horaire du rendez-vous, la fonction occupée et un descriptif de la mission. Laissez un numéro de téléphone où ils peuvent vous joindre en cas de besoin.

4. Gérez les bénévoles le jour J
   

   Pour les différencier des participants le jour de l’événement, vous pouvez leur imprimer un tee-shirt aux couleurs du festival. Ils pourront être visible par les organisateurs mais surtout par les festivaliers.
   Soyez disponibles pour chacun des bénévoles et assurez-vous qu’ils réalisent leur mission avec un maximum de conviction. Soyez flexible sur les horaires et prévoyez des temps de pause : ils reviendront encore plus enthousiastes et seront beaucoup plus efficaces !
   Vous pouvez également prévoir un stand de rafraîchissements, voire un espace privé, pour les tenir en forme.

Vous possédez désormais un plan d’action pour recruter vos bénévoles. Ils vous seront d’une aide précieuse pour assurer le bon déroulement de votre événement !